Geen zin meer in een eindeloze mailwisseling over een afspraak?

Laat je klant zelf een afspraak plannen in jouw agenda.

Zet je net als ik, gratis kennismakingsgesprekken in om potentiële klanten te leren kennen? En maak je die afspraken nu zelf? Dan gaan er meestal minimaal 5 mails heen en weer voordat je een datum en tijdstip prikt dat voor jullie allebei uitkomt. Dat kan veel makkelijker én sneller.

Laat de klant zelf een moment in je agenda prikken, binnen blokken die jij daarvoor beschikbaar stelt.

Er zijn externe tools als Youcanbook.me en Calendly.com waarmee je dat eenvoudig realiseren en gratis één afspraaktype kunt inrichten. Daarnaast zijn er plugins zoals WP Amelia en Bookly die je op je website kunt installeren.

Je biedt je klant de optie om direct als ze je site bezoeken een afspraak met je te plannen. Je koppelt je online agenda en kiest op welke dagen/tijdstippen je tijd beschikbaar wilt stellen.

Voordelen

• Klant kan meteen iets inplannen. Hij/zijn heeft urgent hulp nodig en wil meteen actie.
• Je kunt dit geheel gratis aanbieden, kost alleen je eigen tijd.
• In een kennismakingsgesprek kun je heel gericht op de behoefte van de klant ingaan. 95% van de potentiële klanten die bij mij een ontdekgesprek aanvragen worden ook klant.
• Je kunt eenvoudig blokken in je planning beschikbaar stellen.

Nadelen

• Als je je agenda niet nauwkeurig bijhoudt kan iemand een afspraak plannen als je er eigenlijk geen tijd voor hebt.

Waar moet je op letten in je agenda?

Je moet je agenda nauwkeurig bijhouden.

Standaard wordt iedere afspraak die je in je agenda plant weergegeven als ‘bezet’. Dat betekent ook dat er dan geen andere afspraken meer kunnen worden gepland. Let erop dat je herinneringen als ‘kids deze week vakantie’ of ‘examen nichtje’ als beschikbaar markeert. Vaak plan je die in als ‘hele dag’, zodat ze bovenaan je dag worden weergegeven.

Gebruik je de Apple iCloud agenda? Dan kun je voor dit soort “hele dag” afspraken best een aparte agenda aanmaken. Je kunt in de iCloud agenda namelijk niet aangeven of een blok in je agenda als vrij of bezet moet worden beschouwd.

Check ook regelmatig eens of je geen foutjes hebt gemaakt. Bekijk zelf de beschikbaarheid die je planningstool weergeeft. Klopt alles nog?

Waar moet je op letten in de planningstool?

Al je de planningstool gaat inrichten kun je een aantal onderdelen instellen.

• Bepaal de standaard duur van een afspraak, bijvoorbeeld 30 of 45 minuten;
• Bepaal je beschikbaarheid. Als je zo’n tool gaat gebruiken hoef je niet de hele week iedere dag beschikbaar te zijn. Je kunt zelf bepalen op welke dagen je welke blokken wilt openzetten. Bij de gratis accounts kun je meestal 1 blok per dag bepalen;
• Hoeveel uren of dagen er moeten zitten tussen het moment van de afspraak plannen en het moment dat die plaatsvindt. Maak het jezelf niet te moeilijk. Zorg dat er bijvoorbeeld 6 uur tussen moet zitten. Niks zo vervelend als een mail krijgen dat iemand een afspraak heeft ingepland over een uur.
• De buffertijd tussen 2 afspraken. Kies wat je fijn vindt.15 minuten of 2 uur. Je kunt het allemaal instellen. Stel, je buffertijd is 30 minuten en de afspraakduur is 45 minuten. Als de eerste persoon boekt om 10:00 uur kan de volgende 11:15 uur als volgende afspraak selecteren.
• Hoe ver vooruit iemand kan boeken. Als je kennismakingsgesprekken aanbiedt dan is een maand vooruit misschien wel genoeg.

Wanneer heb ik de betaalde versie nodig?

Bij Youcanbook.me en Calendly.com heb je de betaalde versie nodig als je meer dan 1 afspraaktype wilt gaan gebruiken. En als je daarnaast maatwerk wilt zoals een een doorverwijzing naar een bedankpagina op je website, als je smsjes ter herinnering wilt versturen en/of als je planningstool wilt aanpassen aan je huisstijl. Jij bepaalt hoe belangrijk die onderdelen voor je zijn en of je daar geld aan wilt uitgeven.

TIP

Je kunt de planningstool linken via een knop en/of embedden op je website (dat laatste alleen bij externe tools).

Vind je zo’n planningstool interessant? Probeer ‘m dan eerst gratis uit. Zo wen je aan het feit dat iemand iets in je agenda kan plannen en dat je je digitale agenda zorgvuldig moet bijhouden.

Heb je hulp nodig? Laat het me weten, of