Bewaak je werk-/privébalans met Whatsapp for Business

Waarschijnlijk communiceer jij met je klanten via een aantal kanalen; telefonisch, per mail, via Messenger en ook via Whatsapp. Dat laatste is namelijk zeer handig om snel een vraag te stellen of een idee te droppen. Voor klanten erg handig, er valt hun iets in, even naar jou appen en het is uit hun systeem.

Handig voor hen, maar misschien vervelend voor jou? Jij gebruikt Whatsapp waarschijnlijk ook veel privé en als dan ’s avonds of in het weekend een appje van een klant binnenkomt is dat lastig te negeren. En misschien ga je zelfs wel antwoorden als je op de bank ligt te netflixen op vrijdagavond?

Niet doen! Bescherm je werk-privébalans! Lastig? Jazeker. Whatsapp for Business is de oplossing voor je.

Wat is Whatsapp for Business?

Het is een aparte app (ook gratis) die je op je telefoon kunt zetten. Deze heeft een paar voordelen:

je kunt een bedrijfsprofiel aanmaken met meer informatie dan in de normale app kan
Denk aan bedrijfsomschrijving, adres, mailadres, website, een tagline en in welke categorie je bedrijf valt.
je kunt openingstijden aangeven
je kunt BUITEN die openingstijden een AFWEZIGHEIDSBERICHT instellen!
je kunt een catalogus met producten aanmaken, die je makkelijk kunt delen in een chat
Als je op Facebook al producten hebt kun je die ook hier linken. Wijzigingen hoef je dan maar op 1 plek te doen.
je kunt een begroeting voor nieuwe klanten instellen
je kunt ‘snelle antwoorden’ instellen (bespaart typewerk)
je kunt chats markeren en organiseren met labels
je kunt een ‘korte link’ maken, die je kunt delen. Zo kan iemand je snel een bericht sturen

De belangrijkste onderdelen (die ik gebruik) licht ik hieronder verder toe. Klik op de afbeeldingen om een grotere versie te zien.

Openingstijden

In het bedrijfsprofiel kun o.a. je je openingstijden instellen. Per dag kun je 1 of meerdere blokken instellen, dus dat is erg flexibel. Ik heb mijn openingstijden op werkdagen ingesteld op van 09:30 tot 17:00. Zo geef ik mezelf wat speling als klanten vroeg of laat op de dag een appje sturen.

Je kunt ook instellen dat je altijd open bent, of alleen op afspraak (tijdens bepaalde blokken).

Afwezigheidsbericht

Deze optie vind ik zelf ideaal. Klanten die mij in het weekend of doordeweeks na 17:00 uur (of voor 09:30 uur) appen krijg direct zo’n berichtje. Nu voegen ze vaak al zelf iets toe aan hun bericht in de trant van ‘dit is voor morgen he!’. Ze zijn zich bewust van het tijdstip. Ik heb diverse klanten die ook zelf met Whatsapp for Business zijn begonnen toen ze merkten dat ze zo hun privé beter kunnen afschermen. Of ze gaan het doen na het lezen van deze blog 😉

Het enige nadeel vind ik dat je maar 1 bericht kunt instellen en niet tussen verschillende berichten kunt rouleren (bijvoorbeeld vakantie, dagje vrij, ben op lokatie). Je kunt instellen dat het bericht altijd wordt verstuurd, buiten de openingstijden, of aparte tijden die je zelf instelt.

Privé contacten kun je als uitzondering instellen; zij ontvangen die meldingen dan niet.

Begroeting voor nieuwe klanten

Nieuwe klanten en klanten waarmee je langer dan 14 dagen geen contact hebt gehad kun je een begroeting sturen. Hierbij kun je instellen of je die begroeting stuurt aan iedereen, alleen aan nummers die niet in je contacten staan, juist wel aan specifieke contacten, of juist niet aan specifieke contacten.

Labels

De app biedt een aantal standaard labels, maar je kunt ze aanpassen of zelf nieuwe labels toevoegen. Ik heb To Do toegevoegd. Voorheen zette ik een chat op ongelezen om te weten dat ik er nog iets mee moest. Je kunt een hele chat en een los bericht in een chat van een label voorzien.

Snelle antwoorden

Als je vaak dezelfde antwoorden geeft kun je daar een snel antwoord voor instellen. Als ik ‘/strip’ typ dan verschijnt de tekst ‘Hier kun je een nieuwe strippenkaart bestellen https://vaforadventure.com/strippenkaart’.

Overstappen

Ik vind Whatsapp for Business superhandig.

Als je nu de standaard Whatsapp gebruikt, dan worden alle chats etc. die je nu daarin hebt automatisch overgezet naar Whatsapp for Business, als je die gaat gebruiken. Je kunt de apps niet tegelijk gebruiken met hetzelfde nummer. Als je een telefoon hebt met dual sim, dan kan het wel.

Ik had zelf het plan om een nieuw privenummer erbij te nemen (mijn iPhone XR heeft dubbel (e-)sim), maar ik vind het eigenlijk niet meer echt nodig.

Wil je meer weten over deze app? Laat het me dan even weten via een reactie.

Wil je snel leren hoe je Whatsapp for Business kunt inzetten?

Binnenkomt komt een mini-cursus online in mijn academie. Met tekst en video’s leg ik je uit wat de diverse functies zijn en hoe je ze instelt.

Als je je aanmeldt voor de wachtlijst stuur ik je een mailtje als de cursus klaar is. Dit is vrijblijvend, je zit nergens aan vast. Ik stuur je ook geen andere mails, je ontvangt alleen bericht over deze cursus.